Publicado el 21 Jul, 2021 5 minutos de lectura
Todo o nada. Esa es la decisión que se debate un prospecto en los primeros 5 minutos en que aplica a una universidad. En un panorama cada vez más globalizado, donde las alternativas que tiene para matricularse se encuentran en el mundo entero, esa primera interacción directa que tiene con la universidad es crucial.
Sumado a esto, no es un secreto que la matrícula universitaria está disminuyendo. Solamente en Estados Unidos, la inscripción en 2021 es un 2,9% más baja que el año pasado, por eso, ya no es suficiente con crear elementos atractivos para los visitantes al sitio sino experiencias amigables, sencillas y rápidas que faciliten los procesos, sin necesidad de contactar a un callcenter o de ir a la universidad.
Veamos algunos de los dolores que se suelen presentar en los procesos de postulación y matrícula y cómo un proceso 100% digital puede ser la solución.
El proceso de postulación y matrícula puede ser engorroso y desintegrado
El proceso de postulación y matrícula es uno de los dolores de las universidades, sobre todo porque se manejan e intercambian altos volúmenes de información sensible que debe estar ordenada y centralizada.
En este proceso, terminan por encontrarse con fallas e inconsistencias que no sólo ralentizan los procesos internos de la institución sino que causan fricción en el proceso de ingreso a la universidad, como por ejemplo:
- Múltiples registros: Solicitar a los postulantes generar registro en varios sistemas distintos (uno para el registro, otro para la matrícula, otro para la postulación, etc.), donde en cada uno de los sistemas se solicita llenar la misma ficha inicial para completar su registro y datos personales para la identificación y validación de identidad. Esto, además de ser una mala experiencia para el postulante, pues genera confusión entre los distintos sistemas, genera costos extras que se reflejan cada vez que el postulante/estudiante tiene que validar su identidad con un SMS o un email.
- Más de un ingreso de antecedentes: Cuando se manejan sistemas desagregados para cada instancia del postulante (registro, matrícula, etc.), los antecedentes personales y académicos se solicitan al estudiante por separado, en cada sistema. Por consecuencia, en el registro académico del postulante se generan múltiples fichas o se pierde trazabilidad del origen y camino que sigo un postulante para llegar a convertirse en alumno de la institución, generando problemas tanto para el estudiante, como para las instituciones.
- Sobreesfuerzo por mantener la integridad de la información: Algunas veces, la información de los postulantes está alojada en distintos sistemas. Entonces, para no traspasar al postulante el problema, se realizan copias de información entre los distintos sistemas, tratando de emular una integración, ya sea con procesos manuales o procesos de procesamiento en batch que no hacen nada más que duplicar y muchas veces generar aún más dolores que el problema inicial.
Beneficios de la postulación y matrícula integrada, 100% online
Ahora vamos con lo bueno 😀 Los beneficios de un proceso de postulación y matrícula integrado online, además de solucionar los problemas que ya hemos descrito, trae numerosas ventajas para estudiantes y universidades por donde se le mire:
Ahorro de tiempo y dinero: En el pasado, los funcionarios de admisiones o los representantes de las universidades tenían que ir a innumerables ferias de admisiones para atraer a posibles estudiantes, alquilar equipos, proporcionar materiales y pagar a su personal. Ahora una conexión a internet es suficiente para que un prospecto escoja programa, postule y se matricule.
Más flexibilidad para los futuros estudiantes: Explorar diferentes oportunidades educativas que se adapten a su horario y en diferentes ubicaciones es una posibilidad que DEBE darse a los alumnos prospectos. Más aún en una época en que la distancia ya no es una limitante para que los prospectos escojan el programa que sueñan.
Información respaldada y segura: Con un sistema de procesamiento robusto, la información de los solicitantes está respaldada y segura. Los sistemas de almacenamiento que viven en la nube permiten a los solicitantes guardar sus documentos y no preocuparse de que se pierda algún documento o dato en el proceso.
Mejor manejo y administración de datos: Con toda la información documentada y en línea, una universidad puede conocer mejor a los postulantes. Esto garantiza que, posteriormente, pueda conocer sus intereses y perfiles y comunicarse con ellos de una forma más personalizada y estratégica. Puede gestionar SMS personalizados, recordatorios, etc.
Centralización de la información Administrar: la información de los postulantes en un solo lugar permite tener paneles que brindan información y métricas de los solicitantes. Esto permite ver fácilmente en qué parte del journey se encuentran y si hay puntos débiles generales o cuellos de botella en el proceso de solicitud.
¿Cómo lo hacemos en Modyo?
Para que el proceso de aplicación y matrícula se dé realmente en línea y funcione sin problemas, el software debe tener las siguientes funciones e integraciones:
- Web responsiva: Cada vez es más común que los postulantes ingresen directamente desde su celular a completar el proceso de admisión, lo que conlleva a mejorar la experiencia mobile durante todo el proceso de onboarding.
- Usabilidad y accesibilidad: Indispensable para cualquier producto que realizamos, más aún cuando hay varios pasos en el proceso y alto volumen de intercambio de información, se debe garantizar un proceso limpio y fluido. Proveer información de ayuda como preguntas frecuentes y chat en línea para resolver problemas y ayudar a los postulantes a completar el proceso.
- Acelerar la validación de documentos: La información académica de los estudiantes se valida de forma automática mediante integración de servicios que proveen este servicio. Además, mediante machine learning service and Optical Character Recognition (OCR) technology identificar que el documento subido corresponde al documento esperado.
- Comunicación asíncrona: Es crucial la integración para envíos de SMS y envíos de email para cubrir aquellos casos en que el prospecto no puede completar el proceso de forma inmediata. Dependiendo del plan de carrera, se requiere alguna validación adicional o algún documento de requisito especial, como por ejemplo documentos médicos para carreras de exigencia física o pruebas de habilidades artísticas. Para estos casos, el flujo debe contar con opciones para notificar al postulante que sus documentos fueron validados/rechazados y que puede volver al proceso en línea.
- Firma digital: Dependiendo del nivel de seguridad que espera la universidad para la firma digital, se pueden integrar sistemas de firma simple (SES), firma avanzada (AES), o firma cualificada (QES). Siempre se recomienda integrar más de un proveedor para contar con procesos de failover en caso de periodos peak.
- Múltiples métodos de pago: Contar con varios métodos de pago dando soporte a la mayor cantidad tarjetas de crédito, débito y aplicaciones móviles de distintas instituciones financieras.
- Procesos paralelos de proveedores: Cuando los procesos se llegan a sus peak de uso, ocurren cuellos de botella provocados muchas veces por las integraciones las cuáles el sistema central no tiene intervención. Para solucionar estos casos, integramos múltiples sistemas y/o flujos de verificación de identidad, múltiples sistemas de firma digital, y así, considerar que cada proveedor debe tener su proceso paralelo de respaldo en caso fallar el flujo principal.
- Configuraciones de control: Contar con configuraciones que permitan habilitar o deshabilitar funcionalidades que no están disponibles en un momento es indispensable para no causar fricción ni errores en el proceso y que el flujo aun pueda avanzar. Un ejemplo de esto es cuando una pasarela de pago está abajo y no se puede ofrecer por tiempo limitado.
- Integración con un CRM (Customer Relationship Management): Toda la información que se presenta, ingresa o actualiza durante el proceso de admisión debe ir centralizada en el CMR. Esto facilita la integridad y permite la trazabilidad. Otra ventaja importante a la hora de mantener los sistemas integrados es que una vez finalizado el proceso de enrollment la Universidad puede avanzar al siguiente proceso en la vida del estudiante.
- Mejora continua: Considerar planes de medición del producto de onboarding que midan factores de comportamiento y mediciones de errores comunes de los postulantes para ir refinando la experiencia del postulante con el proceso de onboarding.
El proceso de postulación y matriculación en la universidad puede ser complejo y difícil de gestionar para las universidades. Dado que las experiencias y oportunidades académicas se están globalizando cada vez más, es importante proporcionar un proceso fluido y seguro para los postulantes. Si estás buscando crear o mejorar tu experiencia de onboarding digital, la plataforma de experiencia digital de última generación de Modyo puede proporcionar a tu organización las herramientas y la orientación adecuadas. Puedes hablar con nosotros rellenando un formulario aquí, y estaremos encantados de hablar contigo sobre tu proyecto.
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