Creación de soluciones de empresa a empleados: 4 criterios para el éxito de una Intranet

Empezaremos por lo más sencillo: ¿Qué es una intranet?  

Una intranet es una red interna en la que se comparten recursos e información entre sus distintos miembros, con la finalidad de poder mejorar la comunicación entre las distintas áreas de una organización. 

Comunicarse de forma efectiva no siempre es fácil de mantener en el tiempo, sobretodo cuando son varios los individuos que están involucrados en el proceso.

Imaginaros una gran empresa. Miles de personas, distribuidas en distintas localizaciones, con distintos roles, prioridades, funciones, permisos, intereses. ¿Cómo podría comunicarme de forma interna con todas ellas en función de su rol, prioridad, permiso o interés?

Solo al escribirlo ya me parece complicado e imagino que para ti al leerlo también debe estar resultando un poco abrumador, pero déjame decirte que no lo es, siempre y cuando cuentes con el apoyo de una buena intranet.

Pero antes de que entremos en detalle, es importante tener en cuenta el “para qué” hacerla. Hay que pararse a pensar lo que se quiere conseguir en primer lugar y establecer las métricas que te ayudarán a determinar el triunfo de su implementación.

Algunos de los factores que te ayudarán a medir su efectividad podrían ser:

1. La participación de los usuarios (números de inicio de sesión, tiempo de uso)
2. La satisfacción de los mismos.
3. Interacción y clics: Taggeo del sitio con Analytics para medir el comportamiento del usuario. 
4. Productividad y tiempo ahorrado.

Medir la efectividad de tu intranet es fundamental para saber el éxito que está teniendo.

Durante la investigación, tuvimos el privilegio de consultar a uno de los clientes de Modyo expertos en el tema, José Luis Tapia. Él es el Administrador de Medios Internos de un banco de primera línea en América Latina, con 20 años de experiencia en la industria. Él formó parte del equipo que actualizó la intranet de la organización, un canal digital para empleados que es utilizado por más de 14 mil usuarios. A continuación, algunos de los principales criterios para el éxito de una intranet.

1. Inicio de sesión integrado con contenido e información personalizados

Es importante contar con un sistema de inicio de sesión integrado que permita conocer a cada uno de los miembros, su función en la empresa, su historial y sus intereses, para poder determinar la información pertinente. Dentro de una intranet, existen noticias, vídeos, artículos, políticas, información de la empresa y mucho más, y se debe poder personalizar ese contenido para cada persona de la organización.

Supongamos que hay un evento próximo específicamente para el área comercial. En este caso, sólo queremos que asistan las personas de este departamento, ya que es relevante para su área y no para otras. No queremos que asista el equipo de desarrolladores, por lo que no se les mostraría como un evento recomendado cuando se conecten.

Gracias a la posibilidad de segmentar y restringir el acceso a determinada información, podemos crear una experiencia totalmente personalizada para nuestros diferentes públicos en función de sus intereses, autoridad y posición dentro de la empresa. 

Es importante incorporar formularios de contacto que formen parte de un proceso empresarial relevante, como la gestión de permisos o solicitud de días libres por parte de los usuarios de la empresa.

2. Organización de contenidos

Otro de los problemas que una intranet resuelve es el tema de la organización. Una intranet debe contar con categorías de búsqueda para que los usuarios puedan acceder a lo que necesiten de una manera más rápida y de forma totalmente autónoma.

Es importante incorporar formularios de contacto que formen parte de un proceso empresarial relevante, como la gestión de permisos o solicitud de días libres por parte de los usuarios de la empresa. Además, el poder ofrecer a los usuarios un espacio para compartir sus inquietudes, peticiones o comentarios puede ser una pieza clave para medir el triunfo de la implementación del portal.

Por otro lado, una agenda o calendario de actividades, eventos y cumpleaños, o una sección con información sobre un producto o servicio ofrecido junto con las próximas novedades que se incorporarán mejorará la comunicación entre las distintas áreas y por consiguiente, su productividad.

3. Escalabilidad y accesibilidad

Administración omnicanal (desde un desktop o un teléfono) con criterios de accesibilidad que permita la inclusión de las personas que tengan algún tipo de discapacidad.

La idea es que los usuarios de la misma puedan recibir notificaciones en tiempo real sobre cualquier cambio o información relevante, así como noticias relacionadas con su función en la compañía. 

Otro aspecto fundamental es que la plataforma que implemente tu intranet se integre fácilmente con tus sistemas operativos y con otros nuevos que puedan aparecer en el futuro, un concepto llamadofuture-proofing. Lo que se busca con ello es que se puedan añadir nuevas funcionalidades en el caso de que se requieran.

Líderes como José Luis Tapia, valoran esta funcionalidad, y como él mismo dice:

“Hoy en día cualquier solución que nosotros desarrollemos fuera de Modyo, nos resulta fácil integrarla porque la arquitectura de Modyo nos permite hacerlo.”

Estamos en continua evolución y puede que lo que hoy nos sirve, mañana ya no tenga la misma importancia.

Los canales digitales de empresa a empleado, como una intranet, deben tener la capacidad de escalar en el tiempo permitiendo adaptarse a las necesidades de tu negocio. Si la empresa evoluciona, su intranet también debe evolucionar. 

4. Administradores independientes

Para que la administración del portal se haga de forma continua, sus administradores deben tener la capacidad de poder modificar el contenido rápidamente sin tener que pedir ayuda al departamento de IT.

Muchas compañías dependen de las áreas técnicas para hacer cualquier tipo de modificación en sus portales, incluso cambios muy pequeños. Esto ralentiza considerablemente las iniciativas que puedan surgir por parte de las áreas de negocio y consecuentemente termina afectando en la evolución del producto digital.

Aspectos clave que facilitan el trabajo de los administradores:

1. Generación de plantillas responsivas automatizadas (fácil de crear).
2. Organización y administración de perfiles con distintos roles y permisos.
3. Creación simple de formularios, encuestas, email marketing.
4. Módulo de reportes, estadísticas y consultas de versiones publicadas que sean intuitivas y sencillas de manejar.
5. Manejo de versiones: que permita poder volver a una versión anterior publicada de manera rápida, segura y simple.
6. Métricas nativas de la plataforma.
7. Soporte y Asesoría Local para la mejora continua en la administración de plataforma.

Si tu herramienta te permite hacer cambios sin necesidad de saber código, la actualización de la intranet será mucho más frecuente e independiente de cada administrador y hará que sea más atractiva para el usuario final.

“Estábamos buscando mejorar la experiencia de usuario en el diseño de la intranet y Modyo nos entregaba esa flexibilidad.”
José Luis Tapia, Banco de Chile

En resumen

Las soluciones de empresa a empleado ejemplificadas a través de las intranets ayudan a establecer una cultura corporativa unificada en la que todos los miembros participantes pueden compartir información e interactuar de forma inteligente con las distintas herramientas disponibles.

La administración de la misma debe ser flexible y sencilla estableciendo distintos roles y permisos para que cada miembro pueda trabajar de manera independiente pero a su vez controlada. Es decir, con eficacia y gobernanza. 

Por otro lado, sabemos que una vez lanzado un producto digital como una intranet, es necesario mantenerla en el tiempo. Por eso en Modyo, a través de nuestra plataforma de experiencia digital DXP, nos centramos en las grandes empresas que van a seguir transformando sus productos digitales como las intranets integradas a los diferentes sistemas de negocio. 

Y tú, ¿estás preparado para llevar tus canales digitales para cientos o miles de empleados al siguiente nivel? Pide una demostración de la plataforma Modyo.

Photo de Larisa Birta en Unsplash .