Publicado el 27 Dic, 2022 5 minutos de lectura
Si bien existen compañías que han decidido regresar al trabajo presencial luego del trabajo remoto pandémico, el futuro pareciera ser que se mantendrá al menos híbrido. Según un estudio de McKinsey en el 2022, luego de consultar a altos ejecutivos de distintas compañías respecto al tiempo que creían que las personas trabajarían en la oficina de trabajo en el futuro, el 50% cree que será menos de la mitad del tiempo, y sólo el 10% cree que será sobre el 20% del tiempo. La realidad es clara, aprender a trabajar con personas en un entorno no presencial es algo que a todas las compañías, los altos ejecutivos y equipos de Personas debemos tener presente para enfrentar el futuro del trabajo.
Y como todos los inicios, es importante saber empezar por el comienzo: la inducción (onboarding) de los nuevos trabajadores.
En Modyo, somos 100% remotos desde agosto del 2020, y nuestra experiencia nos ha permitido ir adaptando la manera en que damos la bienvenida a las nuevas personas que se suman a nuestro equipo, porque tenemos claro que trabajar remoto y distribuidos requiere con más fuerza que nunca, aprender a trabajar colaborativamente entre todos.
Si nos tomamos un momento para analizar lo que ha variado,en muchos sentidos los cambios son muy profundos. Hay nuevos detalles a considerar, y esto merece suficiente atención e inspiración para mí, como Head of People Operations aquí en Modyo, para escribir y compartir algunas ideas que he dado y recibido en mis 10 años de experiencia en recursos humanos
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Los consejos que a continuación compartiré tienen como fuente: mi experiencia en los últimos años, lo aprendido leyendo y releyendo Remote, y revisando principalmente estos dos artículos del blog de Doist: How to Build Human Connections in an Async Workplace y How to Move Your Team Toward Async-First Communication (si no conocen el blog de Doist y les interesa aprender de trabajo remoto, se los SÚPER recomiendo).
Los equipos son simplemente personas que hacen su trabajo
Primero, lo que es importante siempre tener en mente, en cualquier idea, problema, iniciativa, proyecto, cambio, en cualquier situación que pase en una organización con una cultura remota es tener claro que:
Somos un equipo (es decir, trabajar a distancia no es trabajar solo), trabajamos con personas (parece tan obvio, pero también lo olvidamos) y, por supuesto, tenemos que hacer el trabajo (tenemos todos un objetivo en común).
Tres aspectos clave de la incorporación de los empleados
Empecemos entonces con los 3 aspectos que forman la base de un onboarding de empleados saludable y útil que puede operar desde cualquier parte del mundo:
1. Onboarding funcional / operativo
Este punto es netamente práctico y responde a la siguiente pregunta: ¿cómo entrego/disponibilizo/dispongo, todas las herramientas de trabajo que la persona necesita desde el día 1 momento 0?
En primer lugar, está lo esencial, que es entregarles los equipos y accesorios necesarios, crear sus cuentas y tenerlo todo disponible a su llegada a la empresa.
Además, hay otro elemento entre estos esenciales: añadirlos a los "espacios habilitadores", por ejemplo, reuniones periódicas, canales de comunicación (como en Slack o herramientas similares), acceso a carpetas o repositorios compartidos, y cualquier espacio que contenga información habilitadora para que la persona pueda realizar su trabajo, sin obstrucciones del tipo que ya conoces de sobra "Ah, no estuviste en esa reunión del otro día en la que hablamos de <>", "Lo mencionamos en Slack... ¡uy! Todavía no te hemos añadido", y así miles de ejemplos.
2. Chapuzón a la cultura de la compañía
Si se ha llevado a cabo un buen proceso de contratación y preincorporación de empleados, entonces el camino ya está bien encaminado. Todo lo que atraviesa e implica un proceso de incorporación de empleados -es decir, las primeras semanas/meses de una persona en una empresa- se percibe como la "cultura de la empresa".
Y aquí vamos a especificar dos aspectos críticos que hablan muy honestamente de cómo es la cultura de una empresa:
Documentación: qué está escrito — o qué no- la historia de la empresa, valores, misión y propósito. En qué consiste la actividad de la empresa (cómo se generan los ingresos), objetivos (de la empresa y de cada área, al menos), procesos, funciones, la información que necesita una persona nueva sobre afiliación o reparto de beneficios, políticas, procedimientos, organigrama, etc. Toda la información en cuanto a su contenido y forma habla mucho de la cultura de la empresa y es un potenciador de la rapidez con la que un nuevo empleado se aclimata a esa cultura, además de transmitir -en la forma en la que toda la información está escrita y organizada- cómo es el "aroma" de ese nuevo espacio de trabajo al que se integra.
Entender cómo se toman las decisiones: hay lugares donde las decisiones se toman en reuniones importantes, otras en las se van tomando de a poco, otras donde básicamente se evita tomarlas, otras donde se hacen siempre reaccionando a un incendio o una urgencia, otras donde todo responde a una planificación con mirada de largo plazo. Todo eso, es parte de la cultura, porque permite que además de conocer el “aroma”, también conocer el “ritmo” que va marcando el paso de la compañía.
3. Agenda Social
La pregunta que da sentido a la importancia de la agenda social de una organización y determina quién participa en ella es la siguiente: "¿quién en la organización hará la vida más fácil a la persona que entra?".
Para estructurar y proporcionar un mapa mental al nuevo empleado, People Operations en Modyo lo organiza siguiendo una estructura formal (organigrama) de relaciones internas, y siguiendo una estructura informal.
Formal: en organizaciones jóvenes y/o más "horizontales", muchas veces se tiende a minimizar la formalidad, pero en realidad es muy importante. Disponer de un organigrama actualizado y publicado para toda la empresa ayuda a formalizar las funciones y proporciona una estructura básica. El propósito del organigrama es proporcionar claridad a toda la organización y, sobre todo, a los recién llegados, ayudarles a orientarse sobre su ubicación "espacial" dentro de la organización.
Informal: No es infrecuente encontrarse con personas dentro de una organización que demuestran un poder "informal". En mi experiencia personal, esta informalidad está estrechamente relacionada con el número de veces que distintas personas de una organización de diferentes áreas mencionan a determinados individuos. Asimismo, observar a quienes reúnen a la gente, lo que significa, que en las interacciones en actividades de grupo (cara a cara o remotas), e inversamente, los individuosque otros se reúnen alrededor, o reaccionan o siguen sus instrucciones (en canales dedicados en chats de grupo, de nuevo como Slack, por ejemplo).
Una vez trazadas estas dos dimensiones y aclaradas, es fundamental crear una lista de personas con las que un nuevo empleado debería tener una reunión 1:1 durante su mes inicial. Más que enviar un mensaje puntual, y más que programar reuniones de trabajo inmediatamente, es importante crear un espacio para que los empleados se presenten unos a otros, se escuchen mutuamente y organicen el trabajo que realizarán juntos.
Conclusión
Para saber si el onboarding que hicimos cumplió con los objetivos esperados, usamos algunas preguntas de autoevaluación, en donde las más importantes y centrales de responder por cada persona nueva al finalizar el primer mes son:
- ¿Tengo claro lo que se espera de mi rol?
- ¿Tengo claro cuál es la manera más efectiva de comunicarme con las personas claves para mi trabajo (Slack, mail, llamada, agendar una reunión, etc)?
- ¿Tengo claro cuáles son las instancias sincrónicas y asincrónicas en las que tengo que participar para hacer mi trabajo?
Cada nuevo empleado responde a preguntas como éstas después de su primer mes para revisar su proceso de incorporación y entender cómo podemos seguir mejorando y ayudándoles en todo lo posible.
En Modyo llevamos a cabo un proceso de onboarding que cubre los tres puntos descritos anteriormente desde hace 3 años y medio, y desde el inicio de la pandemia y la transición a una organización 100% remota, nuestro enfoque en socalizar con los nuevos empleados se ha vuelto aún más relevante.
El trabajo, ya sea remoto o presencial, implica una gran importancia en las interacciones sociales que no sólo nos permiten alcanzar objetivos comunes, sino que también alimentan un sentido de pertenencia y propósito que, cuando se comparte, nos ayuda a lograr resultados mucho mejores.
Si quieres saber más sobre nuestra cultura aquí en Modyo, o te gustaría trabajar con nosotros, ¡estamos contratando! Puedes consultar nuestra página de la compañía o nuestra página de carreras. ¡Hasta la próxima!
